Kosten & Planung
Fensterreinigung in den Nebenkosten: Was umlagefähig ist
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Rechtsgrundlage
Die Betriebskostenverordnung als Ausgangspunkt
Welche laufenden Kosten eines Gebäudes Vermieter auf ihre Mieter verteilen dürfen, regelt im Wesentlichen die Betriebskostenverordnung. Sie zählt in einem Katalog auf, welche Kostenarten grundsätzlich umlagefähig sind. Die Reinigung von Gemeinschaftsflächen gehört unter dem Stichwort „Gebäudereinigung“ ausdrücklich dazu. Den Wortlaut können Sie bei gesetze-im-internet.de nachlesen.
Damit eine Umlage tatsächlich zulässig ist, müssen zwei Dinge zusammenkommen: Die Kostenart muss zu den Betriebskosten zählen, und der Mietvertrag muss die Umlage wirksam vereinbaren. Häufig geschieht das durch einen Verweis auf die Betriebskostenverordnung. Fehlt eine solche Vereinbarung, bleibt der Vermieter in der Regel auf den Kosten sitzen.
Achtung: Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Ob eine konkrete Abrechnung korrekt ist, hängt vom Mietvertrag und vom Einzelfall ab. Mietervereine, Eigentümerverbände oder Fachanwälte können Ihre Unterlagen verbindlich prüfen.
Was zählt
Diese Glasflächen gelten üblicherweise als umlagefähig
Umlagefähig sind grundsätzlich die Kosten für die Reinigung von Flächen, die alle Mietparteien gemeinsam nutzen. Bezogen auf Fenster und Glas bedeutet das typischerweise:
- Treppenhausfenster innen und außen, einschließlich Rahmen und Fensterbänken.
- Hauseingangstüren mit Glaseinsätzen, Briefkastenanlagen mit Sichtfenstern.
- Kellerfenster und Lichtschächte in gemeinschaftlich genutzten Kellerbereichen.
- Fenster in Gemeinschaftsräumen wie Wasch-, Trocken- oder Fahrradräumen.
- Aufzugsverglasungen in Kabine und Schacht, sofern vorhanden.
- Glasvordächer über dem Hauseingang, soweit es sich um laufende Reinigung handelt.
Wie die regelmäßige Pflege solcher Flächen in einer Wohnanlage organisiert wird, schildert der Beitrag zu Treppenhausfenstern in Wohnanlagen.
Sonderfall: unerreichbare Außenflächen der Wohnungen
Lassen sich die Außenseiten einzelner Wohnungsfenster nur mit Spezialtechnik reinigen, übernimmt das häufig der Vermieter. Ob er diese Kosten umlegen darf, ist nicht abschließend geklärt und hängt stark vom Vertrag ab. Hier empfiehlt sich besonders eine eindeutige Regelung.
Was nicht zählt
Kosten, die in der Abrechnung nichts verloren haben
Nicht jeder Einsatz eines Glasreinigers ist eine laufende Betriebskostenposition. Folgende Fälle gehören nach allgemeinem Verständnis nicht in die Umlage:
| Kostenart | Warum nicht umlagefähig |
|---|---|
| Bauendreinigung nach Neubau oder Sanierung | einmalige Kosten, Teil der Baumaßnahme |
| Entfernen von Graffiti oder Farbschmierereien | meist Instandsetzung, keine laufende Reinigung |
| Reparatur von Fenstern, Dichtungen, Beschlägen | Instandhaltung, nicht Betriebskosten |
| Verwaltungsaufwand für die Beauftragung | Verwaltungskosten sind nicht umlagefähig |
| Reinigung leerstehender Wohnungen | Sache des Vermieters |
| Gewerbeflächen im selben Haus | müssen herausgerechnet werden, wenn sie Mehrkosten verursachen |
Ebenfalls problematisch sind Pauschalen, die ohne nachvollziehbaren Beleg in die Abrechnung wandern, oder Kosten, die deutlich über dem üblichen Niveau liegen. Hier greift das Gebot der Wirtschaftlichkeit, das Vermieter zu einer vernünftigen Kostenführung verpflichtet.
Verteilerschlüssel
Wie die Kosten auf die Mietparteien verteilt werden
Ist die Umlage zulässig, stellt sich die Frage nach dem Schlüssel. Üblich ist die Verteilung nach Wohnfläche. Der Mietvertrag kann aber auch einen anderen Maßstab festlegen, etwa nach Anzahl der Wohneinheiten. Wichtig ist, dass der gewählte Schlüssel in der Abrechnung nachvollziehbar angegeben wird.
Ein Beispiel zur Veranschaulichung: In einem Haus mit 800 Quadratmetern Wohnfläche bewohnt eine Familie 80 Quadratmeter, also ein Zehntel. Sie trägt damit auch ein Zehntel der umlagefähigen Kosten für die Treppenhausfenster. Wohnt im Erdgeschoss ein Laden, dessen Schaufenster vom selben Betrieb mitgeputzt wird, muss dieser Anteil vorher abgezogen werden.
Wichtig für die Steuer
Die Arbeitskosten für die Reinigung der Fenster im Treppenhaus können für Mieter als haushaltsnahe Dienstleistung steuerlich begünstigt sein. Voraussetzung ist, dass die Abrechnung den Arbeitsanteil erkennen lässt. Mehr dazu im Beitrag Glasreinigung steuerlich geltend machen.
Für Mieter
So prüfen Sie die Position in Ihrer Abrechnung
Mietvertrag heranziehen
Prüfen Sie, ob die Umlage der Gebäudereinigung oder der Betriebskosten allgemein vereinbart ist.
Position suchen
Die Scheibenreinigung kann eigenständig aufgeführt oder in „Hausreinigung“ enthalten sein. Beides ist zulässig, solange sie erkennbar ist.
Vorjahr vergleichen
Starke Sprünge ohne erkennbaren Grund sind ein Anlass zum Nachfragen, etwa eine Verdopplung bei gleichem Turnus.
Belege einsehen
Sie haben das Recht, die Rechnungen und Verträge einzusehen, die der Abrechnung zugrunde liegen.
Fristen beachten
Einwände gegen die Abrechnung müssen innerhalb einer bestimmten Frist nach Zugang erhoben werden. Lassen Sie sich im Zweifel beraten.
Praxistipp: Fragen Sie bei der Belegeinsicht nach dem Leistungsverzeichnis des Reinigungsbetriebs. Daraus geht hervor, welche Flächen wie oft gepflegt werden sollen – und ob die tatsächliche Reinigung dazu passt.
Aus dem Alltag
Drei typische Konstellationen aus Berliner Häusern
Die Theorie ist das eine, im Alltag begegnen uns immer wieder ähnliche Situationen. Die folgenden Beispiele zeigen, wo Abrechnungen typischerweise hängen bleiben. Sie ersetzen keine Prüfung im Einzelfall, helfen aber bei der Einordnung.
Altbau mit Ladenlokal im Erdgeschoss
Ein Gründerzeithaus mit Hinterhof, im Vorderhaus unten ein Café. Der beauftragte Betrieb reinigt das Treppenhaus und gleich die große Ladenfront mit. Landet die Rechnung ungeteilt in der Abrechnung, zahlen die Wohnungsmieter die Schaufensterpflege des Cafés mit. Sauber wird es erst, wenn der Betrieb die Positionen getrennt ausweist und die Verwaltung den Gewerbeanteil herausnimmt.
Neubau mit Festverglasung
Ein modernes Wohnhaus mit raumhohen, nicht zu öffnenden Elementen an der Straßenseite. Die Verwaltung lässt die Außenseiten zweimal im Jahr per Reinwassertechnik reinigen. Ob diese Kosten auf alle Parteien verteilt werden dürfen, hängt maßgeblich vom Mietvertrag ab. Fehlt eine eindeutige Klausel, ist Streit vorprogrammiert.
Plötzlicher Kostensprung
Nach einem Fassadenanstrich fallen die Kosten für die Glasreinigung in einem Jahr deutlich höher aus, weil Farbnebel von allen Scheiben entfernt werden musste. Diese Zusatzarbeit ist Folge der Baumaßnahme und gehört nicht in die laufende Umlage, sondern zu den Kosten der Sanierung.
Für Vermieter
Abrechnungssicher beauftragen
Wer als Eigentümer oder Verwaltung einen Betrieb beauftragt, kann schon bei der Vergabe viel für eine reibungslose Abrechnung tun. Bewährt haben sich folgende Punkte:
- Leistungsverzeichnis mit klar benannten Flächen und Intervallen
- Getrennte Positionen für Wohn- und Gewerbebereiche
- Rechnungen mit ausgewiesenem Arbeitsanteil für die Steuerbescheinigung der Mieter
- Kurzer Nachweis jedes Einsatzes, etwa mit Datum und Umfang
- Einmalige Sonderreinigungen gesondert berechnen lassen
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Ausschreibung liefert der Ratgeber Glasreinigung als Hausverwaltung ausschreiben. Zur Frage, welche Fenster überhaupt in den Verantwortungsbereich des Vermieters fallen, lesen Sie den Beitrag Mieter oder Vermieter: Wer putzt?
Vom Fachbetrieb
Transparente Rechnungen für Hausverwaltungen
FensterreinigerBerlin arbeitet für Eigentümer und Verwaltungen in ganz Berlin, von Gründerzeithäusern in Friedrichshain-Kreuzberg bis zu größeren Wohnanlagen am Stadtrand. Wir erstellen auf Wunsch getrennte Positionen für Wohn- und Gewerbeflächen und weisen die Arbeitskosten aus, damit Sie die Bescheinigungen für Ihre Mietparteien unkompliziert erstellen können.
Die Leistungen für Wohnanlagen beschreibt die Seite Glaspflege für Hausverwaltungen. Bei größeren Objekten besichtigt Pascal Hartmann die Anlage auf Wunsch vorab, um einen verlässlichen Festpreis pro Durchgang zu kalkulieren. Eine Mindestlaufzeit gibt es nicht. Ihre Anfrage nehmen wir über die Kontaktseite oder telefonisch entgegen.
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