Gewerbe & Verwaltung
Glasreinigung als Hausverwaltung richtig ausschreiben
- Praxiswissen seit 2004
- Fachlich geprüft
- Verständlich erklärt
- Kostenlose Einschätzung per Foto
Ausgangspunkt
Warum eine gute Ausschreibung Zeit spart
Eine Hausverwaltung muss gegenüber Eigentümern und Mietern nachvollziehbar begründen, warum ein bestimmter Dienstleister beauftragt wurde. Bei Glasflächen ist das schwieriger als bei vielen anderen Gewerken, weil der Aufwand stark von Details abhängt: Wie viele Treppenhausfenster gibt es tatsächlich? Sind sie von innen zu öffnen? Gibt es Oberlichter über der Haustür, ein Glasvordach, eine verglaste Aufzugsanlage?
Fehlen diese Informationen, kalkulieren Bieter mit Sicherheitsaufschlägen oder gehen von einem kleineren Umfang aus und rechnen später Zusatzleistungen ab. Beides führt zu Ärger. Eine präzise Ausschreibung ist daher keine Bürokratie, sondern die Grundlage für vergleichbare Preise und eine reibungslose Zusammenarbeit über Jahre.
Praxistipp: Investieren Sie einmalig eine Begehung pro Objekt und erstellen Sie daraus eine Flächenliste. Diese Liste nutzen Sie bei jeder künftigen Vergabe wieder und aktualisieren sie nur bei Umbauten.
Gliederung
Die Bestandteile einer vollständigen Leistungsbeschreibung
1. Objektangaben
Adresse, Baujahr, Anzahl der Geschosse und Aufgänge, Zugang zum Grundstück, Parkmöglichkeiten für ein Einsatzfahrzeug, Ansprechpartner vor Ort und Schlüsselregelung.
2. Flächenaufstellung
Jede Glasfläche nach Art, Anzahl, ungefährer Größe, Lage und Zugänglichkeit. Fotos ergänzen die Liste enorm.
3. Leistungsumfang je Fläche
Glas innen und außen, Rahmen, Falze, Fensterbänke, Beschläge – und was ausdrücklich nicht dazugehört.
4. Turnus und Zeitfenster
Wie oft, zu welchen Tageszeiten, mit welchen Ankündigungsfristen für die Bewohner.
5. Qualitätsanforderungen
Wie das Ergebnis abgenommen wird, wer reklamieren darf und in welcher Frist nachgebessert wird.
6. Nachweise und Formalien
Betriebshaftpflicht mit Deckungssummen, Ansprechpartner beim Dienstleister, Abrechnungsform und Zahlungsziel.
Mustertabelle
So sieht eine brauchbare Flächenaufstellung aus
Die folgende Tabelle zeigt ein vereinfachtes Beispiel für ein Wohnhaus mit zwei Aufgängen. Sie können das Schema für Ihre Objekte übernehmen.
| Pos. | Fläche | Anzahl | Zugang | Leistung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Treppenhausfenster, Drehflügel, ca. 1,0 × 1,4 m | 10 | von innen öffenbar | Glas beidseitig, Rahmen, Falz, Bank innen |
| 2 | Festverglasung über Haustür | 2 | außen ca. 3 m Höhe | Glas beidseitig |
| 3 | Haustür mit Glaseinsatz | 2 | ebenerdig | Glas beidseitig, Rahmen, Griffbereich |
| 4 | Glasvordach | 2 | Steighilfe nötig | Laub entfernen, Glas oberseitig |
| 5 | Kellerfenster | 6 | außen im Lichtschacht | Glas außen, nach Bedarf |
Auf diese Weise sehen Bieter sofort, wo Höhe, Steighilfen oder Sondertechnik nötig sind. Wie Sie Flächen für eine Anfrage sinnvoll fotografieren, steht im Ratgeber Fenster für ein Angebot fotografieren.
Rhythmus
Turnus festlegen und mit der Unterhaltsreinigung abstimmen
In vielen Wohnanlagen werden Treppenhausfenster zwei- bis viermal pro Jahr gereinigt. Eingangstüren mit Glas brauchen wegen ständiger Berührung deutlich öfter Aufmerksamkeit, häufig übernimmt das die wöchentliche Treppenhausreinigung mit. Klären Sie in der Ausschreibung genau, wer welche Fläche in welchem Rhythmus macht, damit es keine Lücken oder Doppelleistungen gibt.
- Haustür und Briefkastenanlage: oft Unterhaltsreinigung, wöchentlich.
- Treppenhausfenster: Fachbetrieb, zwei- bis viermal jährlich.
- Oberlichter und Vordächer: Fachbetrieb, ein- bis zweimal jährlich.
- Aufzugsverglasung: nach Bedarf, abhängig von Bauart.
Welche Organisation sich für Treppenhäuser bewährt hat, beschreibt der Beitrag Treppenhausfenster in Wohnanlagen. Allgemeine Überlegungen zur Häufigkeit finden Sie im Artikel wie oft gereinigt werden sollte.
Umlage
Nebenkosten und Dokumentation im Blick behalten
Die Reinigung von Gemeinschaftsflächen gehört nach der Betriebskostenverordnung grundsätzlich zu den umlagefähigen Kosten, sofern der Mietvertrag dies vorsieht. Für die Abrechnung ist es hilfreich, wenn die Rechnungen des Dienstleisters klar nach Objekt und Leistung gegliedert sind. Den Wortlaut der Verordnung finden Sie bei Gesetze im Internet. Ausführlicher gehen wir im Ratgeber zu umlagefähigen Kosten darauf ein. Bitte beachten Sie: Dies ist keine Rechtsberatung, im Zweifel prüft ein Fachanwalt.
Fordern Sie in der Ausschreibung ausdrücklich eine objektbezogene Rechnung mit Leistungsdatum an. Bei Rückfragen von Mietern oder Beiräten können Sie dann ohne Aufwand belegen, wann welche Fläche gereinigt wurde.
Vergabe
Angebote fair vergleichen und bewerten
Der niedrigste Preis allein ist ein schwaches Kriterium. Bewährt hat sich eine einfache Bewertungsmatrix, in der Preis, Nachweise und Ablauf gewichtet werden.
Vollständigkeit prüfen
Hat der Bieter alle Positionen der Flächenliste bepreist? Fehlende Positionen sind ein Hinweis auf spätere Nachforderungen.
Annahmen vergleichen
Welche Steighilfen, welche Technik, welche Zeitfenster setzt der Bieter voraus?
Nachweise sichten
Haftpflichtversicherung, Deckungssummen und ein klarer Ansprechpartner sollten vorliegen.
Gewichten
Zum Beispiel Preis 50 Prozent, Qualität und Ablauf 30 Prozent, Erreichbarkeit und Flexibilität 20 Prozent.
Probedurchgang vereinbaren
Bei größeren Portfolios lohnt es sich, einen Bieter erst in einem Objekt testweise zu beauftragen.
Achtung: Sehr niedrige Angebote für hohe Flächen ohne Erwähnung von Steighilfen oder Höhentechnik sollten Sie hinterfragen. Entweder fehlt Aufwand in der Kalkulation, oder es wird später unsicher gearbeitet – mit Haftungsrisiken auch für die Verwaltung.
Weitere Kriterien für die Auswahl stehen in der Checkliste für seriöse Anbieter.
Verantwortung
Arbeitssicherheit als Teil der Vergabe
Als Auftraggeber trägt die Verwaltung eine Mitverantwortung dafür, dass am Objekt sicher gearbeitet werden kann. Dazu gehören Informationen über Gefahrenstellen wie nicht tragfähige Vordächer, fehlende Anschlagpunkte oder Bereiche über Kellerabgängen. Bitten Sie Bieter, kurz darzulegen, wie sie hochgelegene Flächen erreichen – ob mit Teleskopstange vom Boden, mit Leiter oder mit Hubarbeitsbühne.
Für Fenster, die sich nicht von innen öffnen lassen und außen höher als eine sichere Leiterhöhe liegen, braucht es eine Lösung, die im Angebot beschrieben sein sollte. Hintergrundwissen bietet der Ratgeber zur Absturzsicherung.
Aus der Praxis
Typische Lücken in Ausschreibungen
Wenn wir Unterlagen von Verwaltungen erhalten, fallen uns immer wieder dieselben Lücken auf. Sie sind leicht zu schließen, führen aber unbehandelt zu Nachträgen oder Missverständnissen.
- Hofseite vergessen: Die Liste enthält nur Fenster im Vorderhaus, das Treppenhaus im Seitenflügel fehlt.
- Kastenfenster als ein Fenster gezählt: Bei Altbauten mit Doppelflügeln sind es pro Öffnung vier Glasseiten statt zwei.
- Keine Angabe zu Fensterbänken: Bieter wissen nicht, ob Bänke und Außenbleche mitgereinigt werden sollen.
- Unklare Zugänge: Es fehlt der Hinweis, dass Dachboden, Keller oder Hof nur mit Schlüssel erreichbar sind.
- Zeitfenster zu eng: Werktags von 10 bis 12 Uhr lässt sich ein großes Objekt kaum in einem Durchgang schaffen.
Eine kurze Rückfragerunde, in der alle Bieter dieselben Antworten erhalten, schafft hier Klarheit und sorgt für Gleichbehandlung. Die Besonderheiten bei Gründerzeithäusern erklärt der Beitrag zu Berliner Altbaufenstern.
Vom Fachbetrieb
Wie wir mit Ausschreibungen von Verwaltungen umgehen
Wir betreuen Wohnanlagen, Geschäftshäuser und gemischt genutzte Objekte für Hausverwaltungen in ganz Berlin. Bei größeren Objekten besichtigen wir auf Wunsch vor Ort und ergänzen Ihre Flächenliste, wenn uns Positionen auffallen, die fehlen. Unser Angebot bepreist jede Position einzeln, sodass Sie es direkt mit anderen Bietern vergleichen können.
Die Leistungen für Verwaltungen sind auf der Seite Glaspflege für Hausverwaltungen beschrieben, Treppenhäuser im Speziellen bei der Reinigung von Treppenhausfenstern. Eine Mindestlaufzeit verlangen wir nicht, abgerechnet wird objektbezogen per Rechnung nach jedem Durchgang. Kostenfaktoren erläutert die Preisübersicht, Ausschreibungsunterlagen senden Sie uns über die Kontaktseite. Pascal Hartmann steht als fachlicher Ansprechpartner für Rückfragen zur Verfügung.
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